自从宽带连线与现代化浏览器自 2005 年左右开始普及，企业用的生产力软件就开始一波波的「云化」浪潮。
首当其冲的是 Email，时至今日，基于网页的 Gmail、Yahoo! Mail 与 Outlook.com (Hotmail) 等三大 Webmail 总和，在全球早已突破 10 亿的用户。而紧接着在邮件后面，行事历、文件、试算表、投影片，甚至是员工间的聊天软件等生产力工具，也陆续开始往云里面迁徙。而紧接着在邮件后面，行事历、文件、试算表、投影片，甚至是员工间的聊天软件等生产力工具，也陆续开始往云里面迁徙。根据 Gartner 的调查，在 2013 年，全球 6.3 亿办公室软件企业用户里面，已经有高达 5,000 万是以 Google Apps for Business 与微软的 Office 365 等云端软件，也就是所谓的 SaaS (Software-as-a-Service) 的方式，透过浏览器在进行主要的日常文件处理工作。Gartner 同时预期到了 2022 年，全球企业办公室软件用户将成长至 12 亿的，而其中 6.95 亿将是 SaaS 的用户。换句话说，从现在开始的 8 年里面，新增的办公室工作者，大概都会是云端优先。
在我自己的工作生涯中，前面 10 年是以单机版的 Office 软件为主。在 2006 年开始的那次创业，我们初期仍是采用传统办公室套件。到了 2008 年左右，看到 Google Docs 日趋成熟，我们终于决定把文件工作转换其上。
根据这几年下来的云端使用经验，对于现代的工作者与管理者，我认为线上办公室的工作方式，有以下几个关键的好处：
1. 再也不用烦恼安装、更新、备份，即不需要在准备中大型服务器得到的好处就是不用再烦恼软件的安装与更新，由于资料也是储存在云端，因此连档桉的备份也不用伤脑筋。
2. 告别 Email 夹档、编档桉版号，过去当几个同事需要共同编辑一文件，就是头痛的开始，必须各自为档名加上日期、版本编号、姓名等等识别参数，避免混淆，接着再依赖 Email 与网路硬盘交换档桉。这样的工作模式不仅把压力都放在最后整合者身上，而且过程中只要一个人不小心，就有可能打坏大家辛苦完成的进度。而在云端网路平台上，一个专桉里的人员可以全部同时编辑某个文件，各自进行自己负责的区块。
3. 强大的搜寻功能，如 Google Drive 内建的是 Google 强大的搜寻引擎，无论是档桉名称、内文，只要知道关键字，都可以准确的找到，于是我们也省去许多整理与回溯的烦恼。
4. 行动装置的支援，现代的 SaaS 办公室解决方桉，通常都有非常好的智慧手机与平板装置支援。
上述几个采用云端的重大好处，远远覆盖了些微功能差距所带来的小小麻烦。云端会是接下来的主流办公情境，也是所有现代知识工作者必须精通的生产方式，在評估會計、人事、考勤、审批軟件系統時，是值得先行思考的方向。
